top of page

מקום העבודה אוניברסיטה של החיים -The Workplace: A University of Life

תמונת הסופר/ת: IFAT ASHKENAZIIFAT ASHKENAZI

עודכן: 28 ביוני 2024

Planning and Designing: The Backdrop of Life

Just like in a theater production, the set design has a significant impact on our feelings and interactions with each other. The architectural design essentially "manages" our behavior in the space.

Consciously or unconsciously, we receive countless indirect messages that we can use to manage important situations. For example, imagine someone entering a meeting to make a decision on a controversial topic with both supporters and opponents. If the conference table is rectangular, most likely, the person will unconsciously choose to sit on the side that represents their opinion. In some cases, this information can be problematic if interpreted by other participants. Consider this even at home: when you sit down to talk to your children about their behavior towards each other, a rectangular table sends a subconscious message of "sides," and your children will perceive your seating position as taking a side. This is why I recommend a round table in meeting rooms and at home to create a sense of equality. Studies show that round tables have many benefits, such as eye contact between all participants and a sense of collaboration. Subconsciously, it also sends messages of unity among participants, which can lead to the disappearance of many arguments.

Understanding that planning and design play a significant role beyond just creating a beautiful office is crucial in our era. The office's design influences interactions among people and, even more so, work efficiency, creative thinking, and organizational effectiveness. This is why, before I start designing an office, I study the organization with the CEO and the HR manager. The human capital is the organization's most valuable resource, and my role as a designer is to think creatively about how to support and enhance its potential.

Today's employees are not looking for a secure job until retirement; they are seeking workplaces that offer opportunities for growth and staying updated. They view their workplace as a university of life.

The past version of seeking security has been updated to finding a workplace that offers learning and professional development—real-life skills. If the learning potential is exhausted or blocked by the organization, employees will quickly move on, as staying outdated is professionally dangerous in this era.

As a manager, understanding this mindset is critical for the organization's continued development. The design of the work environment significantly impacts daily scenarios.

The first step in proper planning comes from a deep analysis of the desired scenarios and accurately defining them. In today's era, spaces for collaborative thinking and learning are crucial and should be incorporated into new office designs. No, I'm not talking about traditional classrooms; even schools are about to change their setups.

Let's take another example of organizational change that is reflected in a completely different design from what is common today—open spaces. While they save space, they can reduce productivity for many employees who suffer from attention disorders. If I had to work in an open space, I would likely achieve only about 30% of what I could in a private room or an area with proper acoustic support. It’s important to understand that open spaces are not suitable for everyone. There are good solutions for divisions tailored to different types of employees and work. By correctly analyzing the types of work, we can create areas that support human capital and maximize work processes. For example, many struggle to write and articulate well when there’s noise around them. To address this, I created what I call a "shell room" for writing, quiet phone calls, and focused thinking moments. This small room should contain all the necessary equipment for these scenarios: a small writing table, a laptop connection, proper acoustics, noise isolation, non-fatiguing lighting, and seating that minimizes visual distractions.

To conclude, let's discuss future changes that are already appearing in work processes in innovative organizations, transitioning from vertical to horizontal work structures. The traditional departmental structure where work moves from Department A to B to C is being replaced by horizontal work where everyone learns and understands all stages of the process. This understanding addresses the disconnection between departments, creating black holes, and poor budget management because each department looks at its needs independently. Shifting a specific budget one year from the retention department to product development can reduce unnecessary retention issues in future years. This horizontal work method influences the design of departments and the seating arrangements of employees according to their work types.

Such a change requires a deep analysis of the organization's goals and desired future development. There is no doubt it will give companies that begin this update a significant advantage over competitors. It’s a joker card that will take outdated companies time to catch up on.

If you’re planning to move offices in the coming year, I highly recommend using this opportunity to leverage and maximize the process for the benefit of your human capital, creating a significant advantage for the entire organization.

תכנון ועיצוב זה תפאורה לחיים.

ממש כמו בהצגה על במה בקאמרי יש לתפאורה השפעה רבה על התחושות שלנו ועל האינטראקציה שלנו אחד עם השני, המבנה התכנוני למעשה כמעט "מנהל" את ההתנהלות שלנו במרחב.


במודע או שלא במודע עוברים כל כך הרבה מסרים עקיפים שיש ביכולתנו להשתמש בהם כדי לנהל את הסיטואציות שחשובות לנו, לדוגמה: בואו נדמיין מצב שאדם נכנס לישיבה שמטרתה לקבל החלטה בנושא מסוים שיש לה תומכים ומתנגדים, במידה ובחדר הישיבות הזה השולחן מלבני, רוב הסיכויים שאותו אדם מבלי לשים לב יבחר לשבת בצד "שמייצג" את דעתו בעניין, במקרים מסוימים אינפורמציה כזו שמפורשת ע"י שאר המשתתפים בשלב זה יכולה להיות בעייתית, קחו את זה רגע אפילו הביתה, אתם מתיישבים לשוחח עם הילדים על ההתנהגות שלהם אחד כלפי השנייה בין אם אתם רוצים או לא בשולחן מלבני עובר מסר של "צדדים" והילדים שלכם יפרשו בתת המודע את בחירת המיקום שלכם כבחירת צד. זאת אחת הסיבות שאני ממליצה על שולחן עגול בחדרי ישיבות ובבית כדי להעניק תחושה של שוויון, מבדיקות שביצעו - לשולחן עגול יש יתרונות רבים כמו קשר עין בין כל המשתתפים ותחושה של שיתוף פעולה, שלא במודע עוברים גם מסרים של אחדות בין כל המשתתפים ובעקבות כל אלו לרוב ויכוחים רבים פשוט נעלמים.


ההבנה שלתכנון ועיצוב יש תפקיד חשוב מעבר לתוצאה של עוד משרד יפה ושלמעשה יש לזה השפעה כל כך עצומה על ההתנהלות שלנו היא הבנה מאוד משמעותית בעידן שלנו.

התפאורה של המשרד ממש משפיעה על האינטראקציה בין האנשים ועוד יותר מכך על יעילות העבודה, החשיבה היצירתית והאפקטיביות בארגון... זאת הסיבה שלפני שאני מתחילה לתכנן משרד אני לומדת את הארגון יחד עם המנכ"ל ומנהל/ת משאבי אנוש כי ההון האנושי הוא המשאב היקר ביותר של הארגון ותפקידי כמתכננת ומעצבת הוא לחשוב יצירתי כיצד לתמוך בהון האנושי ולהעצים את הפוטנציאל שלו.

היום העובדים לא מחפשים מקום עבודה בטוח עד הפנסיה, העובדים של היום מחפשים מקום עבודה להתפתח בו ולהישאר מעודכנים – הם מתייחסים למקום עבודה כמו אוניברסיטה של החיים.

גרסת העבר של חיפוש אחר ביטחון עודכן במקום עבודה שמציע לך למידה והתפתחות מקצועית - גרסת החיים האמיתיים, ואם פוטנציאל הלמידה הסתיים או נבלם ע"י הארגון אז במהרה מקום העבודה יוחלף כי המחיר של להישאר לא מעודכן גרסה חמור ומסוכן מקצועית בעידן הזה.


כמנהל של ארגון ההבנה של סוג החשיבה הזו הוא קריטי להמשך התפתחות הארגון כי כמו שכבר הבנו לתפאורה של סביבת העבודה יש השפעה משמעותית על התרחישים שיתנהלו ביומיום.

שלב ראשון בתכנון נכון יוצא מתוך ניתוח עמוק של התרחישים הרצויים ואפיון מדויק שלהם. בעידן של היום אזורים לחשיבה ולמידה משותפת חשובים ביותר וצריך לתת להם ביטוי במשרדים החדשים שלכם, לא, אני לא מדברת על כיתה בסגנון המוכר.. גם בבתי ספר כיתות רגילות ישנו בקרוב תפאורה.


ניקח דוגמה נוספת של שינוי ארגוני שבא לידי ביטוי בתפאורה אחרת לגמרי מהמוכר היום –

ה- open space המוכר שמצד אחד חוסך במקום אך מצד שני חוסך גם בתפוקה של עובדים רבים שסובלים מהפרעות קשב, אם אני אצטרך לעבוד באופן ספייס סביר להניח שאצליח להניב בערך 30% ממה שאני מסוגלת להניב בהשוואה למצב בו הייתי יושבת בחדרון סגור או באזור עם תמיכה אקוסטית נכונה, צריך להבין שאופן ספייס בהחלט לא מתאים לכולם ושיש פתרונות טובים לחלוקה שמותאמת לכל מיני סוגים של עובדים וגם לכל מיני סוגים של עבודה, בניתוח נכון של סוגי העבודה ניתן לייצר אזורים שתומכים בהון האנושי וממקסמים את תהליכי העבודה, אשתף בדוגמה אחת: רבים מתקשים לכתוב ולנסח את עצמם בצורה מיטיבה כשיש רעש מסביבם אז לזה מצאתי פתרון שאני קוראת לו חדר קונכיה שמשמש לכתיבה, לשיחות טלפון שקטות ואפילו לכמה רגעים של חשיבה ממוקדת, חדרונצ'יק זה צריך להכיל את כל הציוד הנדרש לתרחישים אלו: שולחן קטן לכתיבה, חיבור ללפטופ, אקוסטיקה נכונה ובידוד רעשים מבחוץ, תאורה לא מעייפת וישיבה בזווית שיש בה כמה שפחות הסעות דעת ויזואליות.


נסיים בכמה מילים על השינויים העתידיים שכבר מתחילים להופיע בתהליכי עבודה בארגונים חדשניים שבהם עושים מעבר מעבודה אנכית לעבודה רוחבית כלומר שעידן המחלקות אחת מעל השנייה שתהליך העבודה מתחיל במחלקה A ועובר ל B ואז ל C מחליף את צורתו לעבודה רוחבית שכולם לומדים ומכירים את כל שלבי העבודה מתוך הבנה שהניתוק הקיים היום בין המחלקות יוצר חורים שחורים, ניהול לוקה של התקציבים של כל מחלקה כי ההסתכלות היא סגורה ולא רוחבית.. כל מחלקה "נלחמת" על התקציבים שלה למרות שאולי הזזה של תקציב מסוים בשנה מסוימת ממחלקת השימור לוקחות למחלקת פיתוח מוצר יכולה בשנים הבאות לצמצם משמעותית זמן בהתעסקות מיותרת של מחלקת השימור עם בעיות חוזרות. המעבר הזה לשיטת העבודה הרוחבית משפיעה כמובן גם על המבנה של תכנון המחלקות וממש על צורת הישיבה של העובדים בהתאם לסוג העבודה.

תהליך כזה של שינוי דורש ניתוח מעמיק של המטרות והתפתחות העתידית הרצויה של הארגון ואין ספק כי יעניק יתרון משמעותי לחברות שמתחילות בעדכון הגרסה על פני המתחרים – זהו קלף ג'וקר שיקח זמן לחברות מיושנות לגשר עליו.

אז אם אתם מתכננים לעבור משרדים בשנה הקרובה אני ממליצה בחום לנצל את ההזדמנות הזו כדי למנף את התהליך ולמקסם אותו לטובת ההון האנושי שלכם ולמעשה ליצירת יתרון משמעותי לארגון כולו.






2 צפיות0 תגובות

פוסטים אחרונים

הצג הכול

Comments


bottom of page